ORDER AND COMPLAINT LETTER

ORDER LETTER

Definition of Order Letter

         An “Order” is an expense for the person placing the order and an income for the one getting it. But this is not all. The company that bags the order has to fulfill lot of commitments to ensure that it has a satisfied customer, which can be an individual or another company. Timely delivery of the order, quality of delivery and after sale service – are all part and parcel of getting an order.

         An Order Letter is the one that is written by the person/company placing the request of purchase from another company. This letter comes into action only when a detailed study of the desired product has been done in the market and based on promised service, quality and price of the product, a decision for a purchase has been made.

         An Order Letter should be drafted very carefully as it needs to pen down all the terms and conditions of the purchase for the benefit of both involved parties. It should have details such as product specifications, quantities, price agreed upon, delivery date, late delivery clauses, etc. It should be addressed to the person responsible for the execution of the order with a copy to the head of department. Since it is totally an official letter it should be typed.

DOS AND DON’T’S OF ORDER LETTER

• An Order Letter should be addressed to the person responsible for executing the order
• It should include all the terms and conditions agreed upon by both involved parties
• Since it is purely an official letter it should be typed out
• There is no need to use too many adjectives in the letter since it is purely for an order being placed
• The letter should have all relevant details related to the order, for example, quantity, price and other terms and conditions

Example of Order Letter

BEAUTY & CO. LTD

Kuningan Street No. 2

JAKARTA

November 25, 2016

Unilever Indonesia

Sudirman Street Kav. 16 C

JAKARTA

Subject            : Order for Cream

Dear Madam,

Thank you for your catalogue and the price list. We are glad to place our first order with you for the following items:

1.      150 pcs Day Cream “CITRA”                 @100.000 = Rp 15.000.000

2.      200 pcs Night Cream “CITRA”               @150.000 = Rp 30.000.000 +

                                          Total Amount                      Rp 45.000.000

We did cash payment 2 days after goods are received. Our hope is the goods are sent after we sent the order letter.

Thank you for your attention.

Your truly,

BEAUTY & CO. LTD

Diyah Wieny P.
Purchase Manager

COMPLAINT LETTER

         Complaint letter definition can be described in many ways. A complaint letter is the part of written communication. In general word complaint letter means a letter which is written to submit a complaint to the authority. And it is generally done when other way of complaint are failure like phone, email etc.

Definition of Complaint Letter

         A Complaint letter   is a letter from the buyer containing claims for compensation to the seller because of damage to goods, goods lost in transit, quality does not comply with an order that  could be detrimental to the buyer. In this case, the buyer should include a good reason about the complaint. If the claim is proven, then the buyer is entitled to receive replacement of goods or reimbursement. However, if damage to the goods was caused by the buyer himself then he is not entitled to claim losses to the seller.         On the other hand, the seller must examine the charges against him by investigating the causes of this  complaint. Is it really the fault of the seller, the carelessness of the packing, delivery of goods or the buyer? Thus, he can contact the party who made a mistake. If the fault is caused by the seller, he has to accept these demands. When the fault of the sender or transport, then the seller may request accountability from them. Similarly, if the fault comes from the buyer.

A good complaint letter consists of 4 parts :

1. Opening Information : We hereby inform you that we have received our order on time.
2. Problem : However, after we check it, it turns out there is some stuff that does not comply with our orders and some others were damaged.
3. Request : We hope that you can check them out and replace the damaged stuff as soon as possible.
4. Closing : We look forward to hearing from you shortly.

Causes of Drafting Complaint Letter or, Sources of Mistakes giving rise to Complaints

The following are usual causes for which a complaint letter is drafted:

1.    Problem with the delivered goods: If the goods that are delivered are :

• Under weight,
• Obsolete,
• Defective,
• Incomplete,
• Not according to buyer’s specification such as color, brand, size etc.
• Wrong or poor quality; then buyer can make a claim to the seller for the mistake.

2.    Pricing: If there is any mistake in preparing the invoice of the shipped goods, then such letter is written.

3.    Packing: Faulty or poor packing of the goods causes damage to the goods which can be claimed to the seller.

4.  Transport: Goods are supposed to be shipped according to convenience of the buyer. But if wrong carrier is used it may call for writing such letter.

5.   Terms & Condition: If the terms and condition of business are violated by the seller then such a letter is placed.

6.    Faulty Insurance: If insurance coverage is not made properly according to instruction of the buyer, then there may be claim through complaint letter.

Example of Complaint Letter

BEAUTY & CO. LTD

Kuningan Street No. 2

JAKARTA

Ref : 34 P

November 30, 2016

Unilever Indonesia

Sudirman Street Kav. 16 C

JAKARTA

Subject            : Complaint about the damage of the goods

Dear Madam,

Through this letter we inform you that our order have been received on November 29, 2016. However, after we checked the products you sent us, there are 10 pcs day cream 15 pcs night creams damaged. Perhaps this is because in the packaging of the product is less good.

We hope in the future, we would not receive anymore damaged products like this. If this thing happen again, we are sorry that we will cut off our cooperation contract.

Thank you for your concern. We will wait for you reply.

Your truly,

BEAUTY & CO. LTD

Diyah Wieny P.

Purchase Manager

Write a complaint letter

Unilever Indonesia

Sudirman Street Kav. 16 C

JAKARTA

December 1, 2016

BEAUTY & CO. LTD

Kuningan Street No. 2

JAKARTA

Subject            : Complaint about the damage of the goods

Dear Madam,

We have received your letter No. 34 P dated November 30, 2016 on the complaint of the product. For that incident we apologize profusely.

After we check out, it is true there is damage to the products that we send. This happens because our employees are less cautious in the packaging of the product.. We will replace the defective product within 14 days. And we promise that this mistake will not happen again in the future.

Thank you for your understanding.

Your truly,

Unilever Indonesia

Fadli Rizqi A.

Manager

Reference:

http://www.letters.org/order-letter/order-letter.html

http://www.englet.com/complaint

http://www.businesscommunicationarticles.com/complaint-letter-definition/

INQUIRY LETTER

            In the business world, various letters are communicated and among them inquiry letter is a one which seeks information for future decision. Definition, forms and content of inquiry letter are described below: Generally when a buyer sends a letter to a producer or seller of a product or service to know about any product or service in detail such a letter is termed as inquiry letter.

Definition of Inquiry Letter

In broad sense, when a buyer wishes to get some information about the quantity, price, quality and availability of goods or about the terms of sale, he writes a letter to the seller known to be inquiry letter. Here you can get definition, forms and content of inquiry letter.

As Gartside said: “An inquiry letter asks information like catalogue, quotation, sample, cost of a product from a seller in a concise and clear way.”

J. H Jains quoted: “The business letter which collects valuable information of the business and therefore provides price reduction and profit earning facilities is defined as inquiry letter”

Forms of Inquiry Letter

Forms of Inquiry letter may take any of the following forms:

1.  Solicited Inquiry: An inquiry made in response to the seller’s advertisement and publicity.

2.   Unsolicited Inquiry: An inquiry made at the buyer’s own initiative.

3.   Inquiry for favor: An inquiry about some other information which may be about some special price or some favorable terms.

4.  Routine inquiry: An inquiry made by an old buyer in the usual course of business so, A letter of inquiry which asks valuable information from seller or producer should be:

·         Straightforward and courteous

·         Positive and confident in tone

·         Brief, complete and correct.

Content of Inquiry Letter / Factors to be considered for drafting an Inquiry Letter

Generally content of inquiry letter asks information regarding two things which are:

1. Price, quality, quantity and availability of a product
2. Business policy related information such as terms of credit

Keeping the above two things into consideration an inquiry letter should highlight the following matters:

1. Name: The product that is going to be purchased should be mentioned clearly in such letter.
2. Description: Information like quality, quantity, size & share, local or foreign origin and others of the inquired product should be mentioned clearly.
3. Sample: Such letter should request for sample of the inquired product
4. Price list: Such letter should ask for price list of the inquired product.
5. System of Supply: When, where, how and in what terms the product should be traded must be asked by such letter.
6. Payment system: What should be the way to pay the price should be sought by such letter.
7. Transportation: The way of shipment of the inquired product should be asked by such letter.
8. Provision for Addition or subtraction of value and quantity: Because of change in the economy or other events whether there would be any provision for plus/minus of value and quantity of inquired product must be sought by such letter.
9. Assurance: If the sales term and other conditions favor the buyer, whether he can go for bulk purchase or not and in this connection what additional benefits will be given should be inquired by such letter.

 The above matters should be mentioned properly in a systematic, brief and complete way.

Example of Inquiry Letter

BEAUTY & CO. LTD

Kuningan Street No. 2

JAKARTA

Ref : 49 / I/ 16

October 17, 2016

Unilever Indonesia

Sudirman Street Kav. 16 C

JAKARTA

Subject            : Request for Catalogue

Dear Sir or Madam,

We are interested in the ads that you create on GIRL magazine October 13, 2016 edition of CITRA cream. We need to inform you that our company is engaged in the field of beauty, our customers are teenagers.

Because we do not know in detail about CITRA cream sales, then we want you to be able to explain to us about the quality, price list, terms of payment and delivery of goods is also about the other information we need to know. We would greatly appreciate it if you could send the latest catalogue and sample of product.

We await your reply as soon as possible. For your attention thank you.

Your truly,

BEAUTY & CO. LTD

Diyah Wieny P.
Purchase Manager

Reference:

http://www.businesscommunicationarticles.com/definition-forms-and-content-of-inquiry-letter/

SITUS E-COMMERCE: AMAZON.COM

Semakin berkembangnya teknologi tentu saja memberikan kemudahan dalam melakukan segala hal, termasuk dalam transaksi jual beli. Sekarang ini untuk membeli barang atau jasa Anda tidak perlu mencari keluar rumah cukup dengan menggunakan internet saja sudah bisa membeli barang ataupun jasa yang diinginkan. Banyak sekali toko online yang sudah ada, salah satunya yaitu Amazon. Situs ini merupakan salah satu toko online terbesar di dunia yang terbentuk tahun 1994 dan sudah berhasil menguasai pasar online di dunia. Jaringannya sudah tersebar sangat luas di berbagai negera hingga ke seluruh dunia. Bahkan setiap harinya toko online ini sangat sibuk dan tidak pernah berhenti bertransaksi dalam hal penjualannya.

Sejarah dan Perkembangan amazon.com

1.      Awal berdirinya perusahaan

            Perusahaan ini didirikan pada tahun 1994 oleh Jeff Bozes dan mulai dipublikasikan untuk khalayak umum satu tahun kemudian yaitu tahun 1995. Bozes pada mulanya bekerja di De Shaw&CO memutuskan untuk membuat perusahaannya sendiri. Pada mulanya nama dari perusahaan toko online ini adalah ‘Cadabra’ dan pertama rilis tanggal 5 Juli tahun 1994. Setelah dipikirkan kembali barulah pada tahun 1995 namanya berubah. Penggantian nama ini dikarenakan nama yang awal terdengar sangat mengerikan dan kurang menjual. Dengan penggantian nama menjadi amazon.com terasa lebih istimewa dan tentunya akan mudah dicari karena dengan awalan A maka akan berada dalam daftar paling atas sendiri. Selain itu, dia juga ingin perusahaan yang dibangunnya menjadi besar seperti sungai terpanjang dan eksotis yang ada di Amerika.

2.      Perkembangan awal perusahaan

            Perusahaan toko online yang berkantor si Seattle, Washington, Amerika Serikat ini dibangun berdasarkan analisis yang sangat mendalam. Bozes melihat peluang yang sangat besar sekali dengan perkembangan dunia internet yang akan terjadi di masa mendatang. Dan terbukti sekarang perusahaannya sudah sangat berkembang pesat. Pada awalnya, Bozes merinci ada 20 daftar nama barang yang akan dipasarkannya tapi kemudian dipersempit menjadi 5 saja yang akan dipasarkan dan dianggap sangat menguntungkan. Kelima produk tersebut yaitu buku, software komputer, video, hardware komputer, dan compact disc. Dari lima daftar ini akhirnya Bozes memutuskan untuk menjual buku secara online pada mulanya. Pada awal penjualan di amazon.com berupa buku ini mengalami perkembangan yang pesat karena ketika itu permintaan buka sangat banyak.

3.      Investor awal dan perkembangannya

            Awal perkembangan Amazon ini, banyak investor yang membeli saham disini. Tapi sayangnya, empat tahun pertama perkembangan Amazon dinilai sangat lambat pertumbuhannya sehingga banyak investor yang mengeluh dan menjual sahamnya. Bahkan, diawal abad 21 banyak toko online yang ditutup dan salah satu yang hampir terkena imbasnya adalah perusahaan Bozes ini. Tapi untungnya, perusahaan ini masih selamat dan bisa berkembang kembali. Setelah krisis di awal abad 21, perusahaan semakin bangkit dan menghasilkan banyak keuntungan yang menjanjikan. Bahkan, perusahaan ini mengklaim bahwa dirinya lah yang mempopulerkan untuk masyarakat berbelanja secara online.

4.      Masalah yang dihadapi

            Selama membangun perusahaan, toko online ini tentunya Bozes tidak lepas dari masalah yang dihadapi. Banyak sekali masalah yang dialami oleh amazon selama perkembangannya sampai sekarang. Masalah yang paling menonjol adalah ketik Bozes dituntut oleh Walmart pada tahun 1998. Walmart menggugat bahwa Bozes telah mencuri rahasia perdagangannya karena mempekerjakan karyawan dari Walmart. Namun, tuntutan ini tidak sampai ke pengadilan dan bisa diselesaikan dengan cara damai diluar pengadilan.

Strategi Amazon.com dalam menarik pelanggan baru

Pada mulanya, Amazon.com adalah penyedia layanan toko buku online dimana pelanggannya saat itu hanya terbatas pada orang-orang yang suka membaca buku. Seiring dengan perkembangan zaman dan permintaan pelanggan, Amazon.com saat ini menyediakan berbagai produk seperti barang-barang elektronik, pakaian, perhiasan, peralatan rumah tangga, aplikasi Android, DVD, download musik, peralatan olahraga, dan banyak lainnya. Hal ini menjadikan Amazon.com memperluas peluang pasar dari pembaca buku menjadi seluruh pengguna internet yang memerlukan produk yang disediakan oleh Amazon.com.

Amazon.com saat ini juga mengembangkan aplikasi mobile mengingat jumlah pengguna layanan smartphone baik iPhone maupun Android bertambah sehingga hal ini merupakan peluang besar bagi Amazon.com untuk memperluas pasar pelanggannya ke para pelaku belanja online yang menggunakan smartphone. Bagi pelanggan tentu saja hal ini merupakan kemudahan layanan yang ditawarkan oleh Amazon.com dimana pelanggan dapat mencari produk, membeli produk, dan melakukan transaksi dimanapun dan kapanpun menggunakan smartphone.

Satu hal lagi yang dikembangkan oleh Amazon.com adalah kemudahan dalam transaksi pembayaran mengingat banyaknya pelanggan yang tidak mempunyai credit card. Data mengenai hal ini tentu saja didapatkan dari hasil penelitian tim Amazon.com dimana kemudahan pembayaran juga mempengaruhi keputusan pelanggan untuk membeli produk melalui Amazon.com. Saat ini pelanggan dapat lebih mudah melakukan pembayaran menggunakan Gift Cards, Coins, dan Coupon (detail dapat dilihat di website Amazon.com).

Strategi Amazon.com dalam mempertahankan pelanggan lama

Amazon.com memanfaatkan teknologi business intelligence dalam usaha untuk mempertahankan pelanggan lama. Konsep inti dari business intelligence secara teori adalah mengumpulkan sejumlah besar data, menyimpan data, menganalisis data, kemudian menghasilkan sebuah informasi penting yang dapat digunakan sebagai sebuah pengetahuan. Hal yang membuat Amazon.com mampu mempertahankan pelanggan lamanya adalah Amazon.com sangat memperhatikan detail. Teknologi business business intelligence digunakan oleh Amazon.com untuk mengumpulkan data pelanggan seperti data pencarian (customer browsing history) dan pembelian terakhir pelanggan (customer last purchasing). Data pencarian pelanggan dan pembelian pelanggan selanjutnya diolah untuk menghasilkan sebuah pengetahuan baru mengenai pelanggan tersebut. Hasil yang didapatkan adalah Amazon.com akan merekomendasikan barang-barang yang mungkin akan dibeli oleh pelanggan berdasarkan sejarah pencarian dan pembelian pelanggan.

Manfaat yang didapat dari sudut pandang pelanggan adalah pelanggan akan merasakan sensasi berbelanja online yang lebih personal karena memahami apa yang disukai dan dibutuhkan oleh pelanggan tersebut. Tidak hanya memberikan rekomendasi, bahkan teknologi yang digunakan Amazon.com juga memungkinkan untuk memberikan rekomendasi barang kesukaan pelanggan yang sedang didiskon. Hal ini tentu saja membuka peluang lebih besar bagi pelanggan untuk membeli produk yang direkomendasikan oleh Amazo.com. Alhasil, Amazon.com sebagai penyedia layanan berbelanja online dan pelanggan sama-sama mendapatkan manfaat dari teknologi business intelligence.

Layanan Yang Ada di amazon.com

          Di amazon.com banyak sekali layanan yang diberikan oleh pelanggannya dari mulai pelayanan berupa jual beli barang elektronik sampai pelayanan penjualan untuk bahan-bahan yang cepat busuk. Sebagai salah satu toko online terbesar yang ada di dunia, amazon menawarkan layanan diantaranya penjualan barang retail, software dan lisensi untuk semua perangkat, konten digital, permainan & barang yang bernilai seni juga dijual di situs ini. Tidak hanya itu, banyak sekali layanan yang diberikan untuk membuat para penggila belanja online merasa terpuaskan. Berikut penjelasan beberpa barang yang dijual atau beberapa pelayanan yang diberikan yang telah disebutkan sebelumnya di atas.

1.      Penjualan Barang Retail

            Sesuai dengan konsep, awalnya perusahaan ini menjual berbagai barang retail secara online. Ada banyak barang yang dijual. Dari mulai buku, peralatan rumah tangga, barang elektronik, bahkan semua kebutuhan yang Anda perlukan ada di toko ini. Pada awalnya, perusahaan masih belum menjual barang yang cepat busuk seperti sayur atau buah tapi sekarang sudah memberikan layanan tersebut untuk daerah tertentu saja khusus yang dekat dengan pengiriman barang.

2.      Software untuk semua perangkat

            Amazon.com tidak hanya bisa di akses dengan menggunakan komputer saja, sebab sekarang sudah bisa diakses dengan menggunakan berbagai elektronik yang canggih seperti handphone dan juga tablet. Jadi, para penggunanya bisa dengan mudah mengakses dan memesan dengan menggunakan perangkat yang dimilikinya.

3.      Konten digital

            Selain menjual berupa produk-produk fisik perusahaan ini juga menjual berbagai konten digital yang bisa didownload langsung dan dibayar dengan menggunakan pulsa ataupun via transfer. Konten-konten ini berupa e-book, musik, dan berbagai konten digital lainnya untuk komputer ataupun handphone. Harga yang ditawarkan untuk konten-konten ini sangat bervariasi, bahkan ada yang gratis dan juga dengan diskon yang sangat besar.

4.      Amazon game

            Fitur ini memberikan kemudahan untuk Anda penggila game, baik game komputer ataupun gadget. Perusahaan ini mengembangkan game untuk semua sistem seperti windows, android, Mac dan juga Kindle Fire. Zona game yang diberikan ini sangat inovatif dan juga menyenangkan. Semua game yang dijual disini hasil dari pengembangan para ahli gamer yang bekerja di perusahaan ini.

5.      Amazon Art

            Pada bulan Agustus 2013 perusahaan ini meluncurkan pasar online seni. Pasar ini menjual berbagai karya seni asli dan juga terbatas dari berbagai galeri yang terpilih. Awalnya hanya ada 40 ribu item saja yang ada tapi sekarang sudah berkembang semakin banyak.

Sumber :        

https://vccmurah.net/blog/apa-itu-amazon-com-sejarah-perkembangan/

http://shannazwakid.blogspot.co.id/2014/02/intip-strategi-amazoncom-yuk.html